Jouez la carte du tandem Calendrier et Rappels

Avec les versions de ses plateformes système sorties à l’automne 2024, Apple propose une ébauche de synergie entre ses applications Calendrier et Rappels. Cela reste modeste, mais s’avère tout de même pratique et utile au quotidien. Calendrier s’impose comme l’outil de gestion du temps, tandis que Rappels est plus souvent réservé à la création de listes et au suivi de petits projets.

J’ai toujours mis en avant des applications qui associent la gestion de calendriers, de plannings, de tâches — éventuellement de contacts, voire de notes— débouchant sur un suivi de projets efficace. Ces applications se sont multipliées : BusyCal, Fantastical, NotePlan, Twos, Things, ToDoist… et des dizaines d’autres. Il a fallu attendre les versions d’iOS, d’iPadOS, de watchOS et de macOS sorties à l’automne 2024 pour qu’Apple décide enfin d’évoluer.

Pas question de « fusion » entre Calendrier et Rappels, mais Apple a créé une passerelle entre les deux applications qui demeurent autonomes.
Vous allez me dire que cela semble logique : Rappels continue surtout à prendre en charge des tâches qui n’ont pas ou pas encore d’échéance et qui ne trouveraient pas leur place dans Calendrier. Certes, mais Apple aurait pu repenser ses outils de productivité, comme l’ont fait presque tous les autres éditeurs !

Jusqu’à Sequoia, l’application Calendrier ne connaissait que les «événements». Bienvenue les tâches ! L’intégration est certes limitée, mais s’avère subtile et fort utile.
On peut désormais ajouter des tâches à n’importe quel jour, avec tout ce qu’il faut d’informations complémentaires: liens web, notes et même cartes tirées de Plans, le tout étant reporté de façon transparente dans l’application Rappels que l’on peut, bien entendu, continuer à consulter. En pratique, c’est mille fois plus… pratique qu’avant.

Deux fonctions clés de Rappels sont accessibles dans Calendrier

Comme Apple met à jour en parallèle macOS et ses plateformes mobiles, la synchronisation par iCloud est excellente, et la même synergie Calendrier-Rappels est opérationnelle partout, rendant les données accessibles à tout moment.
Comme d’habitude, Apple avance à petits pas. Il faut conserver des éléments à proposer dans les prochaines versions des plateformes !

Pour l’instant, l’intégration concerne les déclencheurs basés sur des lieux ou des personnes.
On peut espérer que, dans les années à venir, Calendrier sera capable de reporter automatiquement au jour suivant les tâches planifiées et non exécutées — une fonction très utile que gère fort bien l’application Twos.
J’aimerais également pouvoir créer dans Calendrier de nouvelles listes de tâches à réaliser ou des listes pour faire ses courses à une date donnée, sans avoir à basculer dans Rappels… mais alors une application Rappels indépendante n’aurait peut-être plus assez de raison d’être ?
En tout cas, je n’ai constaté aucune nouveauté pour Calendrier et Rappels dans les versions 26 des différentes plateformes système.

Mettre en œuvre la passerelle entre Calendrier et Rappels…

Les deux applications fonctionnent désormais en tandem, mais je trouve plus pratique de travailler la plupart du temps dans Calendrier. C’est donc dans cette dernière que nous allons commencer notre petit pas à pas.

Créez un rappel dans Calendrier

Dans Calendrier, cliquez sur une date qui vous convient, puis sur le signe + (tout en haut du planning, à gauche) qui permet d’ajouter un élément. Vous constatez alors qu’en plus des options existant précédemment, il vous est proposé de créer un Nouveau rappel [1].
Cliquez sur ce bouton pour poursuivre.

Ajoutez les informations nécessaires

Remplissez le formulaire de création de la tâche [3] en lui attribuant un titre, une date, voire un horaire, un lieu et un lien web. Prévoyez une priorité, une éventuelle récurrence, l’envoi d’un message à un contact, une image, une note et une étiquette de couleur (tag). Choisissez une liste de rappels existante dans le menu local Liste (comme mentionné plus haut, on ne peut pas créer de nouvelles listes sans passer par l’application Rappels). L’option Emplacement permet de déclencher la tâche lorsque vous vous trouvez à cet endroit.

Le rappel qu’on vient de créer s’affiche directement dans le planning, accompagné d’une petite «puce» à gauche du nom de la tâche, puce qu’il faudra cocher une fois la tâche effectuée.
Si vous devez modifier l’échéance, il n’est pas nécessaire de rouvrir le popover de création ni la fiche d’informations ; il suffit de sélectionner le rappel et de le glisser sur un autre jour.
Bien entendu, tous les rappels créés dans Calendrier sont instantanément synchronisés avec Rappels.

Passez par Rappels pour les listes et d’autres fonctions

Vous constaterez que, lors de la création d’une tâche dans Calendrier, la case m’avertir > un jour est systématiquement précochée. En effet, il n’est pas possible de créer dans Calendrier une tâche sans date, sans échéance. Cela n’est réalisable que dans Rappels ; les tâches non datées sont gérées exclusivement dans Rappels, ce qui fait de cette application un outil de plus en plus orienté vers « une gestion d’objectifs ».
Passer par Rappels est également indispensable pour créer une nouvelle liste de tâches ou de courses. Ouvrez Rappels ; dans la fenêtre, en bas à gauche, se trouve un bouton + Ajouter une liste, cliquez dessus. Nommez la nouvelle liste, attribuez-lui une couleur, une icône et un type : Standard, Courses ou Liste Intelligente.

Ce dernier type de liste (Liste Intelligente) ne peut être exploité efficacement que si tous vos appareils fonctionnent sous la toute dernière version majeure de leur système.

Apple a donc fait une partie du chemin, mais il reste une marge d’intégration importante. C’est pourquoi, malgré cette belle évolution, j’utilise toujours Twos. ✿